ÚČTÁRNA ZA BUKEM 25 let moderního způsobu vedení účetnictví a souvisejících podnikových agend On-Line BEZ PAPÍRU s EET Datovými schránkami Daňovými a veřejnými portály Datovými uložišti a s využitím všech moderních a cenově dostupných řešení.

Partneři projektu – Účtárna za Bukem

Používané ekonomické informační systémy

Pokrokové metody a postupy

Dlouhodobě se do zpracování účetnictví a souvisejících agend snažíme přinést nejmodernější metodiku, postupy a nástroje jak softwarové, tak i hardwarové. To co bylo dříve utopií nebo drahým řešením pro velké firmy, se dnes stává i cenově dostupnou realitou.

Našim optimálním zákazníkem se tak stávají především podnikaví nároční uživatelé moderní techniky, kteří očekávají vedení svých účtů stejně moderně jako to dnes nabízejí banky, mobilní operátoři a velcí dodavatelé s vyspělými eshopy.

Pro naši spolupráci s klientem tak využíváme:

• SHIPARD Online informační systém pro menší a střední firmy
• PERM Univerzální mzdový a personální systém pro náročné

Sdílená a zabezpečená datová uložiště:

• Samotný systém SHIPARD, který je ideálním uložištěm datových souborů vašich dokladů, smluv, zakázek, návodů a záruk k položkám majetku a všeho co potřebujete rychle najít
• Disk Google
• Drop Box
• iCloud a další podobné obecně používané služby, které naši zákazníci již běžně používají

Komunikace s bankami:

Datová komunikace s bankou není nic nového, osobně jsem měl štěstí být u vzniku tzv. ABO systému někdy kolem roku 1979. Tento se v podstatě v ČR využívá dodnes a při existenci datového formátu ABO (soubory *.GPC a *.KPC) univerzálních formátů CVS a nejnovějších XML a XML SEPA mne vždy zarazí, že současní účtaři účtují banku s velkým spožděním podle papírových výpisů ručně.

• Základem je vybrat dobrou banku i v tomto ohledu, v současnosti např. FIO nebo Raffeisenbank
• Vybrat vhodný formát pro import výpisů a příkazů
• Používat námi doporučenou správnou metodiku označování bankovních transkací včetně platebních symbolů (Variabilní, specifický, konstatní) a přesné popisy transakcí

Nezávislost na operačním systému

Doba mobilních zařízení zcela přirozeně odsunula na okraj hlavního proudu nutnost vše dělat jen na stolním počítači s operačním systémem MS WIndows. Stále více se v terému využívají pro práci tablety a chytré mobily se systémy Android, Chrome od Google a OSX od Apple.

Při naší účetní práci vždy hledáme nástroje, které s tímto trendem drží krok a jsou natolik pružné, že umožňují vykonávat stejnou práci se stejným pohodlím na libovolném operačním systému a zařízení. To všechna výše uvedená řešení splňují a tak dnes můžeme našim zákazníkům nabídnout:

• Práci a pohled na svá účetní data v reálném čase přes libovolné mobilní zařízení
• Vedení evidencí a agend zpracovávaných přímo klientem online bez nutnosti předávat papírové doklady a znovu tyto pořizování v účetní kanceláři
• Přímo nasměrovat datovou komunikaci mezi firmou a jejími odběrateli, dodavateli, institucemi a jinými osobami přímo do účetního systému a tak, pokud to data umožňují automaticky účtovat

Komunikace s institucemi

Až na výjimky nabízí dnes ve stejném duchu online komunikaci většina veřejných institucí přes tzv. portálové služby. V této oblasti se snaží naše účetní kancelář být průkopníkem a testerem na vlastní kůži. Zavádění techto služeb v ČR není většinou nikdy bezbolestné, většinou je provázeno počáteční nedomyšleností a výmýšlením již vymyšleného ale je zcela jistě správný směr.

Využíváme pokud to jde na 100%:

• Komunikaci s portály České správy sociálního zabezpečení a všech zdravotních pojišťoven a vítáme alternativu komunikace přes Datové schánky
• Komunikaci s Daňovým portálem pro veškerá daňová přiznání a komunikaci se správcem daně;
• Komunikaci přes Datové schránky svých zákazníků, jako pověřené osoby nebo administrátoři
• Portál veřejné správy
• ARES Ministerstva financí pro online načítání a ověřování zveřejňovaných údajů o osobách se kterými náš klient spolupracuje

Komunikace se samotným klientem

I když tuto komunikaci uvádím jako poslední patří naopak k hlavním opěrným pilířům naší metody vedení účetnictví. Uvědomuji si, že velká většina klientů hledá externí účetní proto, aby se zbavila nepříjemných povinností, zbytečných papírů a otravné práce. Převažující reakce nabízených účetních služeb tak reflektuje tuto poptávku a dělá účetnictví a daně jen tak, aby se splnily pokud možno v termínu zákonné povinnosti. Průvodním jevem jsou:

• Doklady předávané k zaúčtování na posledních chvíli před termínem daňových přiznání, DPH, Kontrolních hlášení, Souhrnných hlášení …
• Doklady neúplné, nečitelné, poškozené, bez povinných náležitostí a bez údajů potřebných k zaúčtování
• Doklady předávané pozdě a jen v papírové podobě i když do emailu přišly klientovi včas a v datové podobě
• Doklady nikdy nepředané a nedohledané
• Nepřebíraná korespondence s institucemi
• Neevidované úhrady faktur za hotové a na dobirku, které dlouhodobě visí v saldokontech jako neuhrazené
• Dlouhodobě neřešené osobní výběry a vklady do podnikání a další běžné defekty zpracování účetnictví v dnešní době

Jsem si vědom, že téměř nikdy není dosaženo ideálu, ale dá se hodně změnit dobrou a především pravidelnou komunikací mezi účetním a zákazníkem s těmito znaky:

• Pokud možno denní datové předávání a zasílání dokladů ke zpracování, dokud si všichni pamatují o co jde, jaká zakázka, středisko, dodavatel a účel
• Pokud není vůle pro denní tak aspoň týdenní a pokud měsíční předávání tak ne těsně před termínem zpracování přiznání
• Osvědčila se metoda využívání mobilní skenovací aplikace např. Scanner Pro, kterou osobně využívám ihned po každém nákupu v terénu pro zaslání dokladu přímo do účetnictví
• Nasměrování firemních emailů nebo jejich přesměrování ze soukromého emailového účtu do emailu účetního systému SHIPARD pro všechny zasílané doklady a vyúčtování od dodavatelů a různých operátorů
• Zřízení Datové schránky pro podnikání
• Mít kvalifikovaný osobní a firemní certifikát a účet datových razítek pro průkazné podepisování digitalizovaných dokumentů
• Pověření našeho účtaře a vytvoření zabezpečeného přístupu do Datové schránky, Daňového portálu,