Dokumentace, metodiku, návody a postupy projektu Účtárna za Bukem

Postupy

Vytěžování dat versus ISDOC, EDI, …

Autor: Ing. Karel Jačko 18.08.2020

V roce 2020 v souvislostí s COVID19 a dalšími okolnostmi se zintenzivnily a zviditelnily také systémy, které umožňují vytěžovat data z nákupních a jiných dokladů jako například systém ROSSUM nebo služby s nimi spojené např. WFLOW.COM, GRiT, Fidoo a další.

Na pořad dne dokonce vstoupily roboty, kteří mohou práci účetní hodně usnadnit, především tím, že jim z okolních systémů přes API nebo emaily začnou do účetnictví proudit již v podstatě hotová data z exotických bank třeba PayPal, mobilních služeb a aplikací, které museli účtaři účtovat ručně. Stačí za všechny jmenovat ty viditelné: INTEGROMAT, DATIVERY, …

Stranou, ale pořád zůstávají pro nás účtaře ty práce, které snad nikoho nebaví:

  • Hromady pomačkaných a nečitelných nákupních dokladů za hotové nebo platební kartou (ty jsou ještě SUPER)
  • Jejich dolování od klientů a vlstních pracovníků
  • Nutnost je skenovat a natahovat do účetního systému
  • Pokud už i jsou pracovníci naučeni skenovat a posílat nákupní doklady účetní nebo do IS přímo, kvalita skenů je tristní a nepoužitelná pro vytěžování
  • Jejich třídění a chronologické seřazovaní
  • No následné luštění z malých a nečitelných dokladů, kde ty podstatné údaje bývají přeraženy razítkem a ruční pořizování
  • Zde většinou pracnost výše uvedeného postupu je dražší nez nominální hodnota nákupu na těchto dokladech i s DPH

V tomto případě dokonce ve většině firem panuje docela organizační chaos, kde od vedení po posledního pracovníka, který něco nakupuje se takto činí nesystematicky, bez jasných pravidel typu:

  • Nákup za hotové jen krizových situacích
  • Nákup PK tak, že jen firemní PK s dobíjeným limitem a komplexním vyúčtováním od poskytovatele PK jako jsou CCS, TORROL, FIDOO, kteří pošlou daňový doklad jako vyúčtování třeba 1× za 15 dní,
  • Nákup z eShopů, jen tak, že firma má u eShopu založen odpovědnou osobou za nákup účet a vyúčtování chodí domluveným způsobem a ne na soukromé nebo osobní emaily objednavatelů
  • Docela úplná absence nákupních smluv a objednávek povinně přikladaných a dodavatelem uváděných na faktuře ke kontrole dodržení cen, množství, slev, …

Existuje z toho cesta ven ???

Ano, je nutno ale vždy začít právě u té organizace nákupu a v tomto případě stanovit jasná pravidla.

Ve firmě by nákup za hotové měl být vždy něco jako exces.

Jsem si vědom, že podnikání OSVČ a jednomužných s.r.o., kteří se existenčně protloukají mezi EET, DPH, Kontrolním hlášením, Souhrným hlášení a výkazy pro ČSU z velkého procenta svých příjmů v šedé zóně, která je často nutí:

  • Nezaměstnávat nikoho na pracovní poměr ale jen na DPP do 10 tis./měsíčně a zbytek dorovnávat z černé kasy a ještě si hrát s hodinovou sazbou aby to všlo do 300 hodin ročně;
  • Nakupovat od těch co neprokazují výdaje různé nákupní doklady za hotové, nejčastěji za PHM
  • Pokud to jde obcházet EET a tržby včetně výdajů za materiál na tyto výkony do účta vůbec nedávat, aby to nebilo do očí

To zkrátka ale nejde dělat bez hotovostních transkací, a nákup PK je podle většiny pro takový systém úplně mimo mísu. Je třeba konstatovat, že zde není ani rady ani pomoci

Pokud jste ovšem firma, která se snaží dělat věci aspoň v mezích zákona a sami máte zájem, aby bylo Vaše účetnictví, daně a evidence na úrovni doby a také sloužily především vlastní firmě a teprve až pak státu, vězte, že komplexní digitalizace účetnictví je již na stole a není žádnou utopií

Roboty jménem ROSSUM, WFLOW zvládají práci lépe než účetní …

Jak píšou jejich autoři:

  • pracují za Vás 24 hodin po 7 dní v týdnu
  • Nedělají chyby
  • Když potřebují vyžádají si Vaši součinnost emailem, SMS
  • Sami doplňují podle stanovených pravidel účty, střediska, zakázky, projekty a jiné dimenze
  • Přes identifikátory dodavatele získávají s veřejných registrů jejich přesné údaje, vytěžuji bez reptání, emaily, telefonická spojení
  • Nedělají jim problémy cizí měny, jazyky, kurzovní lístky, kurzovní rozdíly
  • Zvládají rozúčtování faktury na střediska a jiné dimenze typu majetek, auta, zakázky, telefony
  • Naskenované nebo přijaté PDF dokladů, řádně archivují, přikládají k účetním evidencím
  • Dokonce umí obeslat všechny osoby odpovědné za nákup a vyžádat si jejich doplnění účelu nákupu, svázané dokumenty, dimenze pro zaúčtování a odsouhlasení
  • Cena za takovu dovednost je dnes v řádu korun za doklad, tomu už se těžko konkuruje

Poznámka k poslední větě – Sám i docela rád pořizuji ručně faktury, abych nevyšel z cviku, a za ty desítky let jsou faktury různých dodavatelů moje staré známé! Vím na co si mám dát pozor, v hlavě mám jasná pravidla, co zkontrolovat (kde je VS,SS,KS; jak uhlídat, že mají nový bankovní účet; že je dobré si dopňovat emaily a telefony z faktury; Jakou roli má částka celkem na kontrolu zda jsem všechno správně rozúčtoval na řádcích a položkách, …) Přesto i složiteljší fakturu dovedu pořídit za pár minut (doslova)

Je samozřejmě možnost nechat také faktury místo robota pořizovat třeba najaté studenty VŠE za 110 CZK/hodinu, ale pořád je zde ta nutnost najít systém kontroly, aby to stejně jako špatně nastavený, v tomto případě lidský robot, nedělal hromadně s chybou, kteoru je potom dražší opravovat a kontrolovat než si to pořídit sám. //Osobně si také myslím, že vytěžování je sice SUPER, ale v konečném důsledku je to slepá kolej, která jen využila …

Proč tedy ISDOC nebo EDI, když jsou už ty vytěžovací roboty?

Nu tím hlavním důvodem je, že když už jsou data v nějakém systému dodavatele pořízeny a existuje nějaký tzv. průmyslový standard typu EDI, ISDOC nebo jiný dohodnutý systém, proč vytěžovat?! V mezinárodním obchodě, kdo nezvládá EDI (dříve EDIFACT) může jen paběrkovat.

Komunikace mezi podnikovými klienty a jejich bankami ve formátu ABO funguje již od roku 1980. Banka, která do konce roku 2020 nenabídne stahování výpisů do účetnictví a export příkazů přes API si vážně koleduje o odliv k jiné bance, kde je to samozřejmostí jako např. dnes ve FIO resp. PayPal. Dokonce i Komerční banka již API zavádí a to je jako pohnout mamutem. Věřím že i Česká spořitelna pochopí, že nestačí jen marketingově dva roky slibovat, že to nějaký „GEORGE“ vyřeší.

Před více jak desítkou let, se přední české vývojářské IT společnosti sdružené do ICT Unie, dohodly na „Českém průmyslovém standardu“ ISDOC, který téměř 100% českých IT firem zabudovalo do svých ERP a účetních systémů ve verzi 5. Dokonce přišel i další standard typu platební QR kód pro faktury. Tedy formáty, které jasně říkaly:

  • Takto je označen je Variabilní, Specifický a konstatní symbol, ale na grafické podobě faktury je umístěn kdekoliv, třeba načitelně pod čarou..
  • Tady jsou naše přesné údaje o firmě a jejich komunikačních údajích
  • Zde je Vaše číslo objednávky
  • Předmětem plnění je …
  • Tady jsou cena a tady datumy všeho potřebného druhu v čitelné podobě
  • Zde jsou všechny i detailní údaje daňové …
  • Jak říká klasik „STĚRAČE NENÍ TŘEBA HLÁSIT! TO PŘECE JE VIDĚT“
  • Zkrátka je tam pro všechno ta správná kolonka a když by bylo potřeba je na bilaterální úrovni možno cokoliv dobastlit

Chtělo by se mi říct, že „Netuším proč se to tak málo používá“. Ale já bohužel vím. Jako většina i dobrých