Digitalizace účtárny

Digitalizace účtárny a všeho kolem ní je na pořadu dne. Po desetiletí budování účtárny BEZ PAPÍRU, až situace kole C19 krize, přinesla žádoucí veřejnou poptávku po tom, aby se i v účtárnách data ručně nepořizovala a v situacích, kde nejsou jednotliví aktéři schopni se domluvit na výměně dat , tak přichází na pořad dne vytěžování dat z dodaných nebo naskenovaných dokladů ideálně v PDF.

V roce 2020 (tedy když píšu tyto řádky) se docela viditelně začaly i na sociálních sítích typu https://www.linkedin.com/ objevovat firmy a řešení, která nabízejí dostupná řešení ne jen pro střední a velké firmy, ale i pro malé s.r.o. a OSVČ. Tématem dne je VYTĚŽOVÁNÍ FAKTUR, schvalovací procesy pro firemní oběh dokladů v mobilu. Do popředí zájmu se i v ČESKU dostávají rychle rostoucí softwarové firmy jako ROSSUM, FIDOO nebo třeba GRiT, které aktivně prošlapávají cestu pro digitalizace účetních prací.

Je trochu smutné, že v tomto současném procesu se volí většinou cesta menšího odporu, která upřednostňuje přávě to, čemu se dnes říká VYTĚŽOVÁNÍ dat z grafické podoby dokladů typu faktura nebo účtenka a v širším měřítku zůstala nevyužitá přirozená cesta, kdy se dvě nebo více zúčastněných stran předávají moderním způsobem data.

K čemu je dobré vytěžování ?

Osobně si myslím, že Účetní Pán Bůh dá, že je toto vytěžování sice alternativa ale doufám, že slepá cesta, která v současnosti, kdy se digitalizace skloňuje ve všech pádech na všech úrovních, jen řeší to že všechny strany obchodu se neumí dohodnout na výměně dat. Co je horší většina aktétů ani neví, že jejich informační systémy v 3. tisíciletí dovedou komunikovat se svým okolím a klidně si koupí za statisíce až milióny špičkový INFORMAČNÍ SYSTÉM srovnatelný s vozidlem TESLA a ten následně používají jako dálnicí D1 vymlácenou ŠKODU FABIA z roku 1990.

Samotný proces vytěžování je tak sice vysoce sofistikované řešení které z grafického obrázku za ruční účetní přepíše data faktury do odpovídajících chlívečků v účetním programu, ale pořád je to jen robotizace, která kopíruje archaické ruční postupy. Nespornými výhodami takového pořizovacího robota je, že:

• pracuje v režimu 24/7 a rychle se učí;
• Umí cizí jazyky, takže jí často nevadí ani exotické znaky a angličtina a němčina je pro ní rodný jazyk;
• Zná ve všech jazycích pojmy jako faktura, IBAN, SWIFT, DUZP, DPH, datumy se všemi přívlastky a ví, kde je nejčastěji na dokladu typu faktura hledat;
• Umí komunikovat s okolím, takže robotovi stačí nastavit pár emailů, kam mají dodavatelé posílat faktury v PDF nebo nějakém obrázku typu JPG, PNG, … a o zbytek se postará
• Nechá se poučit, že tento údaj je lépe brát z tohoto místa a příště už se nesplete;
• Umí na rozdíl od některých ERP systému upozornit, že tato faktura už tu jednou je!
• Dovede zachytit, že došlo ke změně bankovních spojení, adresy, odpovědné osoby a jejich telefonů a emailů
• Dovede upozornit na chybný výpočet DPH, chybějící objednávku, …
• předává svoji práci přes API přímo do evidencí uživatele

Existují stále ještě problémy se kterými si zatím tento robot neporadí:

• Nezvládá chaos v objednávání, který bohužel ve většině firem stále ještě přetrvává, kdy objednává a nakupuje dnes sice i na internetu, kdo má ruky a nohy bez jasných pravidel;
• Neumí donutit ani vedení firem, aby nákup na internetu nedělali svý osobním emailem včetně registrace v eshopech a zákaznických portálech, takže vyúčtování chodí na jejich soukromé emaily, ze kterých musí faktury přeposílat;
• Sám nenastaví u našich operátorů a webových portálů email typu fakturace@NaseFirma.cz pro zasílání vyúčtování a související korespondence
• Nedonutí dodavatele, aby poslal ze svého ERP systému fakturu v PDF/A ideálně podepsanou kvalifikovaným certifikátem s datovým razítkem
• S nekvalitním skenem dokladu
• Se skenovanými papírovými účtenkami
• Smysluplnými vytěžováním položek dokladu a jejich překladem z češtiny dodavatele do češtiny nakupujícího
• Většinou úplnu absencí práce s naturálními ukazateli jako spotřebované energie v GJ, KWh, m3, KG materiálu, hodinami práce,
• Vykrývání objednávek a zakázek

Existuje tedy něco lepšího než vytěžování ?

Ano již více jak 40 let existuje globální řešení, kterému se říká EDI, nebylo by to Česko, kdyby nemělo svoji českou cestu jménem ISDOC a ISDOCX a samozřejmě existuje něco jako přímý kanál, kterému se říká API, kdy si dva nezávislé systémy vyměňuji data v dohodnutém formátu, podobně jak to dělá diagnostická zásuvka v autě s diagnostickým přístrojem v autoservisu.

Realitou dneška je, že ač obecně použitelný a čitelný národní formát jako je ISDOC mají zabudovány do svých účetních programů velké české ERP systémy jako Helios Orange, KARAT, ABRA GOLD, PREMIER i jejich menší souputníci jako POHODA, MONEY, FlexiBee, jejich použití u českých podniků se blíží s bídou 2%. Dokonce povědomí o jejich existenci je v účtárnách na bodu mrazu (možná, že by účetním mohly brát milovanou práci – ručně pořizovat doklady).

Již v těch 80-tých letech jsem pochopil, že nemá cenu jen udělat půkrok k digitalizaci pořízení banky ale musí se udělat ROBOT, který to vše udělá lépe než naše pořizovačky bankovních výpisů a tak jsme do aplikace, přidali z mého pohledu dnes jednoduchou logiku, tedy něco jako překladovou tabulku (říkali jsme ji Tabulka ABO), která stejně fyzická účetní dovedla jedním pohledem na řádek bankovní transakce z kombinace bankovního spojení, KS, SS, VS, Měny a částek, tedy údajů, které dodnes přenáší všechny formáty bankovního výpisu:

• Kdo nám zaplatil (dáno číslem bankovního účtu), a pokud ještě nebyla banka evidována, tak se dohledala např. přes jedinečný VS v kombinaci se SS a KS z předpisu této platby:
• Která faktura (kombinace VS a SS) a za co (dáno metodikou dnes již opouštěného KS) nám byla uhrazena, tím i jasné na jaký zúčtovací analytický účet pohyb zaúčtovat
• Zda byl předpis platby uhrazen na 100%, zda nevznikl kurzovní rozdíl, který je třeba zaúčtovat na přednastavené účty
• Že tato kombinace VS, SK, SS a banky je úhradou poplatku, splátkou úvěru, odvodem, doplatkem mzdy, spořením, srážkou ze mzdy atd. za nějaké období

Je pravdou že tato tabulka tehdy ještě nebyla tzv. inteligentní a samoučící, ale zase se opírala o špičkovou metodiku již předcházela komplexní analýza toho co se pořád opakuje a co je třeba denně vtloukat do zpracovatelů faktur, objednávek, zakázek, mezd.

Po roce 1990, kdy jsem odešel do své první SW firmy, jsme věděli, že takové řešení musí mít i naš první účetní systém ve FoxPro a následně i všechny účetní systémy, kde jsem se na analýze těchto účetních agend podílel.

---